Profesjonalizm a oszczędzanie w restauracji
Artykuł opublikowany w Restaurant Management 4/2022
Gastronomia może wydawać się niektórym złotym biznesem z nieograniczonymi możliwościami. Obserwujemy miejsca, w których jest duży ruch i wyobrażamy sobie jak duże zyski można w ten sposób uzyskać. Jednak, prawdą jest że zarządzanie kosztami w restauracji może być trudniejsze niż nam się wydaje i finalnie niekoniecznie każdy biznes gastronomiczny musi być rentowny.
PRZEMYŚL WSZYSTKO
Zastanów się nad sytuacją w restauracji, gdy codziennie możesz cieszyć się wizytą wielu gości, Twój personel jest w ciągłym ruchu, a dostawy nie nadążają uzupełniać zapasów. Teoretycznie powinieneś spać spokojnie, ponieważ na koniec miesiąca na pewno wyjdziesz „na plus”. A co jeśli, mimo dużego obłożenia wciąż nie zarabiasz tyle, ile powinieneś? Zanim zaczniesz zastanawiać się nad uczciwością swoich pracowników warto przeanalizować wszystkie struktury w lokalu – od godzin otwarcia, przez ceny w menu, koszty pracownicze oraz inne koszty stałe związane z utrzymaniem restauracji. Prawdopodobnie, prędzej czy później znajdziesz przyczynę i lek na swoje problemy, o ile skrupulatnie poszukasz przyczyny swoich kłopotów.
Nie musisz liczyć sam
Obecnie dobry program sprzedażowy w restauracji jest na porządku dziennym. Dobry jest taki, który można dopasować na potrzeby własnego lokalu w zależności od jego profilu i specyfiki pracy. Ważne, aby działał bez zarzutu dając nam precyzyjne statystyki, ale przede wszystkim ułatwiał pracę swoją intuicyjnością. Dzięki niemu dowiesz się kiedy masz największe obłożenie, jakie danie sprzedaje się najczęściej, albo jaki jest średni rachunek w Twoim lokalu. To dane nie do przecenienia, ponieważ dzięki nim możesz planować grafik, zmiany w menu oraz modyfikować godziny otwarcia. W momencie, gdy widzisz problem związany ze zbyt dużymi wydatkami warto przede wszystkim wykorzystać przekrój raportów jakie oferuje restauracyjne oprogramowanie i dopiero na tej podstawie planować dalsze kroki.
Mądrze zarządzaj
Częstym błędem restauratorów jest szukanie oszczędności w personelu i towarze. Szukają nie tyle tańszych ofert, ale wręcz decydują się na gorsze produkty przez co ryzykują obniżenie jakości podawanych potraw. Z kolei, zmniejszanie liczebności personelu na zmianie oczywiście ma uzasadnienie w godzinach, gdy faktycznie nie ma ruchu, ale zostawianie dwóch kucharzy i dwóch kelnerów w sobotni wieczór na 80 osobową restaurację z ogródkiem na pewno nie przysporzy pozytywnych opinii. Takimi sposobami możemy opaść na samo dno, narażając się na niepochlebne recenzje gości, a tym bardziej na rezygnację osób z załogi, którzy będą mieli dość pracy w trudnych warunkach. Jak sobie wobec tego z tym poradzić?
Przeanalizuj grafik pracowników i zestaw go z ruchem w restauracji. Być może warto zwiększyć liczebność załogi wieczorami, kosztem tego, że mniejsza grupa będzie się zjawiać na otwarciu lokalu. Dzięki temu, że sprawniej obsłużysz gości w największy ruch dasz sobie możliwość na większy obrót. Szybka i jednocześnie gościnna obsługa jest w stanie lepiej sprzedawać, ponieważ nie tylko wykorzysta duże obłożenie, ale poprzez komfort w odpowiednio licznym personelu mocniej skupi się na sprzedaży oferty, a przy tym na zbieraniu napiwków. Inną metodą, wartą rozważenia jest zmiana godzin i dni otwarcia restauracji. Zdarza się, że obrót lokalu w poszczególnych godzinach w żaden sposób nie zarabia na koszty stałe – opłaty za media, czy personel. W takim przypadku najlepiej otwierać restaurację wtedy, gdy wiesz, że faktycznie ma to sens. W związku z tym, często restauratorzy decydują się na zamknięcie lokalu, np. w poniedziałki lub preferuje godziny otwarcia tylko na wieczór. Wielu restauratorów boi się takich decyzji w obawie, że gdy goście kilka razy „odbiją się” od drzwi już nigdy nie wrócą. Nie jest to prawda, tym bardziej że w razie potrzeby możemy komuś otworzyć lokal na specjalne zamówienie poza godzinami otwarcia – dotyczy to szczególnie gościa biznesowego, który często organizuje większe spotkania w ciągu dnia, lub wspomniane już wcześniej poniedziałki.
ZWRÓĆ UWAGĘ NA SZCZEGÓŁY
Częstym błędem jest liczenie marży bez uwzględniania wszystkich kosztów jakie są związane z produkcją w restauracji. Jest to czasem mgliste przekonanie, że jak narzucisz pewną kwotę to na pewno wszystko nam się zbilansuje, a to niestety nie jest prawda. Warto przede wszystkim kontrolować ceny produktów (szczególnie przy dzisiejszej inflacji) i porównywać oferty. Zdarza się, że stały dostawca oferuje Ci rabaty za współpracę, ale być może w ogólnym rozrachunku kupowanie w kilku miejscach mogłoby Ci przynieść większe korzyści finansowe. Ponadto, ciągle musisz mierzyć się ze wzrostem płac, rachunków za media, kosztami za środki czystości czy wynajem lokalu. Każdy z tych elementów ma swoje odzwierciedlenie w cenie menu i wszystko należy brać pod uwagę. Ponadto, warto także przeanalizować sprzedaż dań pod względem tego, co jest popularne, by odpowiednio planować dostawy. Być może w menu znajdują się dania, które nie rotują, a straty na produktach do nich rzutują na Twoich zyskach. Czasem drobna zmiana w ofercie pozwoli na zaoszczędzenie nawet do kilkuset złotych miesięcznie. Ponadto, w kwestii marnowania towaru w ostatnich latach dużo powiedziano już o podejściu „zero waste”, w myśl którego wykorzystuje się niemal wszystko, co może nadawać się do dalszej obróbki, m.in. ścinki z mięs, resztki i obierki warzyw, które można wykorzystać do bulionów, czy otwarte wina, które możemy przeznaczyć na gotowanie. Prawdą jest też, że sprawnie zarządzający kuchnią szef powinien panować nad swoim magazynem i umieć wykorzystać wszystko w taki sposób, by marnować jak najmniej. Dodatkowo, dzisiejsze technologie, z których korzysta się w kuchni (jak na przykład pakowanie próżniowe, schładzanie szokowe) pozwalają na efektywniejsze przechowywanie jedzenia i jednocześnie na minimalizowanie strat.
Kolejną ważną rzeczą jest rzetelne przygotowanie receptur i trzymanie się wielkości porcji. Jest to niezwykle istotne, ponieważ receptura wpisana w program powinna pokrywać się z niewielkimi przesunięciami z tym, co jest wydawane w rzeczywistości. Jeśli okazuje się, że kucharz ma „ciężką rękę” i za każdym razem wydaje o 50 g polędwicy więcej niż powinien, nie dziw się, że wciąż widzisz straty. Oczywiście, poza odpowiednim porcjowaniem przez kucharzy ważne jest również aktualizowanie bazy receptur w programie, nawet tych najmniejszych. Wtedy masz pewność, że minimalizujesz zakres błędu i łatwiej jest zlokalizować, którędy pieniądze uciekają.
Podsumowując – zyskowność w restauracji nigdy nie jest oczywista. Składa się na to szereg analiz, wielu godzin ciężkiej pracy, która dotyczy kadry zarządzającej przez kuchnię i kelnerów. Jedno jest pewne – nigdy nie zaczynaj oszczędzania na ludziach i produktach. Pamiętaj, że goście lubią jakość, a jej ubytek jest zawsze zauważalny, co może odwrócić się przeciwko restauracji.